· 4 min lezen
Casestudy: het portaal waar een kmo 18 maanden op wachtte, geleverd in 11 weken.
Eén opdracht, verteld in cijfers. Groothandel met eigenaar aan het hoofd, ongeveer 60 mensen, 6 daarvan in en rond software plus een agency. De details zijn genoeg verschoven om het bedrijf onherkenbaar te maken; de vorm en de grootteordes zijn echt.
Het vertrekpunt
Een klantenportaal stond al 18 maanden op "nog drie maanden". De agency factureerde ongeveer EUR 26 000 per maand op een contract dat niemand in het bedrijf technisch kon beoordelen, en de interne lead developer, de enige die zowel het ERP als de klanten begreep, vulde zijn weken met het nakijken van agencywerk zonder de bevoegdheid om het af te keuren. De vraag van de eigenaar tijdens de kennismaking: "Word ik hier gerold?" Het eerlijke antwoord bleek: deels, en deels heb je de rit zelf gebouwd.
Wat de diagnose vond
- Het contract betaalde voor capaciteit, niet voor resultaat: acht benoemde profielen, geen acceptatiecriteria, geen leverdata met gevolgen.
- Twee derde van het portaal bestond al in werkende vorm; het ontbrekende derde zat vast op beslissingen die het bedrijf nooit had genomen, niet op code.
- De interne lead deed het coördinatiewerk van een hoofd software met het mandaat van een nakijker, en stond op het punt daarover te vertrekken.
Wat er veranderde
Adviesformule, 3 dagen per maand gedurende 6 maanden. Het agencycontract werd heronderhandeld naar een smalle onderhoudsscope met acceptatiecriteria, van ongeveer EUR 26 000 naar ongeveer EUR 11 000 per maand. De lead developer werd hoofd software, met de titel, de loonstap en het mandaat om werk af te keuren. De open beslissingen rond het portaal werden geforceerd in twee werksessies met de eigenaar, en de rest van de bouw deed het interne team van vier, met de agency op afroep.
De cijfers
| Voor | Na 6 maanden | |
|---|---|---|
| Agencycontract, per maand | Ongeveer EUR 26 000 | Ongeveer EUR 11 000 |
| Besparing, op jaarbasis | Ongeveer EUR 180 000 | |
| Klantenportaal | 18 maanden te laat | Live 11 weken nadat de beslissingen vielen |
| Hoofd software | Niemand met het mandaat | De persoon die de job al deed |
| Mijn dagen op de opdracht | 18 in totaal |
Waarom het werkte
Niets hiervan vroeg nieuwe technologie. Het vroeg iemand die het contract en de codebase in dezelfde week kon lezen, hardop kon zeggen dat de blokkade de open beslissingen van de eigenaar zelf waren, en de ene competente insider het mandaat gaf dat hij had verdiend. Zo ziet toezicht op een leverancier eruit als het werkt: de agency werd niet de slechterik, het contract begon gewoon voor resultaat te betalen. De meeste eigenaarsbedrijven in deze situatie staan één promotie en één heronderhandeling verwijderd van hun eigen deblokkering.
Bewust geanonimiseerd: sector, groottes en timing zijn verschoven, de structuur van wat gebeurde niet. Referenties, ook voor deze opdracht, tijdens de kennismaking.